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金蝶财务软件操作流程

一、新建账套

在系统登录处直接单击“新建”,然后输入文件名,点保存(在系统登录处新建账套必须是在没有选中账套的前提之下,如果已选中账套可以进去后点文件上面的新建账套)。下一步输入账套名称,此处名称一定为单位全称,它将出现在所有的打印输出资料中。选择行业后双击或者单击“详细资料”,就可以查看所选行业的预设科目表。

科目级别最长为6级,最多为15位。建议采用“自然月份”和“会计年度由1月1日开始”,然后选择账套的启用期间,表示从某月开始进行电脑账务处理。

完成,进入初始化。

二、初始化设置

1、币别:增加,输入代码和名称,在启用账套当月输入期初汇率,如:USD 美元 7.2  HKD 港元  0.98

2、会计科目:在此可添加、修改和删除科目。有外币核算的科目可选择“核算单一外币”或“核算所有币别”,勾选“期末调汇”。有往来业务核算的科目可设置“单一或多核算项目”,勾选“往来业务核算”。存货类科目可勾选“数量金额辅助核算”,输入计量单位。

3、核算项目:在此增加往来单位、部门和职员的资料。

在“往来单位”页输入往单位代码和名称。

在“部门”页,逐个输入部门代码和名称。

在“职员”页,注意增加新的职员类别,如果类别为“不参与工资核算”,则以后在进行工资费用核算时此职员的工资将不予出现。

注:已离职人员选择“不参与工资核算”

4、初始数据:

白色区域直接录入。黄色区域只要录入其下级科目的数据即可。

如果是年初(1月)建账,只需录入期初余额。年中建账(2-12月),则必需录入期初余额、累计借方、累计贷方、累计损益实际发生额4项。

分币种数据录入:在初始数据输入窗口中左上角的下拉框可选择不同的币种进行录入,如选择“美元”,则可输入设了美元核算的科目,选择“数量”可输入设了数量金额辅助核算的科目。选择“综合本位币”可对输入的所有币种金额进行汇总计算。

注:“综合本位币”窗口只能看不能进行修改。

初始往来业务资料录入:

双击“应收账款”等设有往来核算的会计科目区域,增加,输入往来业务编号,同一笔经济业务只有一个编号,编号最长20个字符。选择发生日期,输入摘要,借方或贷方发生额,选择核算项目代码,增加。注意:只有相同业务编号的金额可以进行计算。

固定资产在窗口左上角下拉框中选择固定资产模块进入,然后点新增,增加固定资产卡片。

试算平衡:全部数据输入完毕,试算平衡。平衡以后,可以启用账套。

5、启用账套:

账套一旦启用,就意味着关闭初始化界面,所有初始化资料都不能修改。单击“启用账套”,根据系统提示一步步进行。注意备份路径。

账套的恢复:

如果系统遭受破坏,或初始化有误,可以利用备份文件进行恢复,文件——恢复,找到备份文件,打开,在“恢复为”窗口,输入文件名,保存。然后单击“打开账套”,找到刚刚恢复的账套文件,打开即可修改。

万一备份文件找不到,可新建一个账套,文件——引入——初始数据,找到源账套,即可将所有初始化资料全部引入。

三、操作流程

凭证输入——审核——过账

1、凭证输入:常用功能键:F7=获取,可获取常用摘要和科目代码、核算项目和业务编号,敲键盘上的小数点两下,自动携带上一条摘要。敲两下反斜杠,自动携带第一条摘要。可以利用摘要库输入常用摘要,用的时候直接调用。空格键可进行借贷方余额切换。自动找平:CTRL+F7,负数:输入数字后按一下减号键。F5新增一张凭证,F8自动保存, F11调出金蝶计算器,F12输入计算值。

银行存款类科目需要填写结算方式,结算号,结算日期。应收账款类设了“往来业务核算”的科目必须输入往来单位和业务编号。原材料等设了数量金额辅助核算的科目只要输入数量和单价,金额自动计算。外币科目输入原币,本位币自动折算。

涉及到退货凭证,建议采用“科目相同,红字相冲”的方式输入凭证,以便于出报表时从账上取数。

在会计分录序时簿里,删除最后一笔凭证,可以马上删除。如果是删除中间任意一笔凭证,只是打上“作废”标记,再单击一次删除,才能彻底删除。在“作废”之后可以“恢复”。

2、凭证审核:凭证制单与审核不能为同一人,必须增加一个具有审核功能的操作员

单张审核:直接单击凭证工具栏上的“审核”键,再单击一次即可取消。

成批审核:在“凭证过滤”窗口设定范围,定义会计期间,选择“全部”或“未审核”凭证,确定。单击“编辑/成批审核”或工具栏上的“批审”按钮,提示是否成批审核?是。

反审核:先换上审核人,选择“成批审核”,单击“编辑/成批销章”,可成批反审核,如果只要单张取消,首先选中凭证上的任一分录,单击工具栏上“审核”,打开凭证后,再单击凭证上方的“审核”键,即可单张取消审核。

3、凭证过帐:根据系统提示逐步进行。也可以部分过帐,在“凭证过滤”窗口选择凭证范围即可。反过帐:CTRL+F11,也可以部分反过帐,只有系统管理员才有反过帐的权限。

4、增加操作员:

系统维护——用户管理,在“用户设置”下“新增”,选择用户组,输入操作员名字和安全码(5-16个字符),确定,授权,在“权限分配”窗口设置相应的权限,权限范围根据实际选择“所有用户”或“本组用户”,授权,提示授权成功。

注意:安全码不同于密码,也可在此窗口增加新的用户组。

更换操作员:文件——更换操作员,在下拉框里选择自己名字,直接更换。或者直接右单击右下方操作员处,也可直接更换操作员。密码在系统维护——修改密码设置,原密码为空。

5、模式凭证的运用:

在“模式凭证”窗口新增,输入名称,选择或增加类别,选择凭证字。勾选“常用模式凭证”,输入摘要,获取借贷方科目代码,保存。

也可在输入凭证时,在凭证保存前先保存为模式凭证,单击“编辑/保存为模式凭证”,再保存该张凭证。下次再做相同内容的凭证时,在凭证输入界面单击“编辑/调入模式凭证”。

四、固定资产

1、增加固定资产:类似于初始化的固定资产卡片输入。

输入固定资产代码和名称,入账日期和增加方式,选择使用部门及折旧费用科目和减值准备对方科目等,录入完毕,单击“记帐凭证”,系统给了一张不完整的记帐凭证,补全凭证后保存,回到卡片确定。系统自动生成的凭证不允许修改,只能修改卡片。

2、减少固定资产:

单击“减少”,获取代码,选择减少日期和减少方式,单击“记帐凭证”,补全凭证后保存,回到卡片确定。减少的固定资产首先纳入“固定资产清理"科目,在收到相关收入和付出费用之后,“固定资产清理”没有余额。

3、其他变动:

不增不减,信息发生变动,如果原值或折旧没变动,不需要调整凭证。

进入其他变动,选择固定资产,前面三项只能查看不能修改,后面增加了三项内容,可在变动信息框进行修改

如果原值或折旧发生变动,只需输入调整的原值或折旧数额。

4、工作量录入:在本月以前录入的以工作量法提折旧的固定资产,需要录入本月工作量。本月增加的到下月输入工作量。直接输入即可。

5、计提折旧:根据提示一步步前进,自动生成凭证。

6、变动资料查询:当本月变动资料过帐后,就只能通过本窗口查询。

五、工资模块

1、设置工资项目:新增工资项目,选择职员姓名、部门、职员类别等,增加基本工资、加班时间、加班工资、岗位津贴、奖金、应发工资、扣款、实发工资等,选择数值型。

2、计算方法:(工资项目双击,运算符单击)

加班工资=加班时间*5

应发工资=基本工资+加班工资+岗位津贴+奖金

各公式已在资料上面注明,这里就不再重复

3、数据输入:在已输入职员资料的前提下,输入白色方格的数字,黄色为设了公式的单元格,由系统计算。

4、工资费用分配:根据提示前进,在“工资分配向导”窗口选择职员类别,选择工资项目,再选择费用科目代码和应付工资代码。每个职员类别都要逐一设置,如管理人员、销售人员等。

完成后,系统自动生成一张凭证。

5、银行代发工资文本文件:必须先将银行账号设为工资项目!

名称    类型    长度   小数    项目或常数

职员姓名 文本    8             职员姓名

工资金额 数字    14     2      实发工资

银行账号 文本    14            银行帐号

确定。出现银行代发工资文件,勾选“含无帐号职员”。

文件——导出,选择引出类型,确认。选择保存路径,输入文件名,保存,再次确认。

六、往来模块

勾选了“往来业务核算”的科目才可使用。

1、核销往来业务:选择会计科目和项目代码,一次只能选择一个往来单位,确定。使用“自动核销”可把同一业务编号余额为零以前的所有业务资料核销掉。反核销或手工核销使用双击所选记录,手工核销时系统不自动检验数字是否正确。在核销窗口,选择项目代码可以过滤到别的往来单位,但应同属于一个会计科目。

2、往来对帐单:通过对帐单可反映出每一业务编号往来业务的余额状况。

3、帐龄分析:天数可自定义,选择会计科目后,系统自动生成相应账龄分析表。

七、出纳系统

1、定义出纳系统起始期间:可以和账务系统启用期间不一致,但最好是同步。启用期间在“账套维护/账套选项/税务、银行”中设置。如果选择不需和银行对账,则在做凭证时不需录入结算方式、结算号等。

2、现金余额初始录入:录入期初余额即可。

3、银行存款初始余额设置:分别输入银行存款日记账和银行对账单的启用余额。注:银行存款日记账余额和银行对账单余额相等。

特别注意:银行收支款项的方向与企业刚好相反。

4、现金日记账:三种方式可以使用。

1)直接新增:直接录入借方或贷方金额,可以选择经手人和摘要,没选也可以保存。2)从账务引入数据:在已知凭证字、凭证号和分录号的前提下才可使用。使用此功能之前,在“维护/账套选项/高级/出纳”中必须做相关设置,即勾选相应功能。回到“现金日记账”窗口中,勾选“编辑/编辑时自动从账务引入数据”,激活此功能才可使用。单击新增,在弹出的“现金日记账”卡片上选择凭证字、号,和分录号,金额和摘要等自动带入。分录号由0开始。3)从凭证引入现金日记账:和第二点相同,先做好相关设置才可使用。在“现金日记账”窗口单击“文件/从凭证引入现金日记账”,在弹出的“凭证过滤”窗口设置条件,确定从哪些凭证引入数据,确定。系统提示引入数据。

5、现金盘点与对帐:录入现金实盘数。

6、银行对帐单:根据银行提供的对帐单逐笔新增录入。

7、银行存款对帐:输入本次对帐日期,确定。

自动对帐:设置相应条件,确定。系统默认的条件“借贷方向相反,金额相等”是最基本的条件,不得操作。其他的根据实际自行选择。

手工对帐:直接在对帐单和日记账双方双击某条对应记录,对上的以“**”显示,针对“一对多”的情况。由于系统不对手工对帐进行数据校验,因此核对要仔细。

取消对账:取消单笔记录,只需同时在对帐单和日记账双方双击。若要一次性取消某次对帐的结果,首先勾选“包括已勾对记录”,单击“取消对帐”,确定取消日期,确定。

8、银行存款余额调节表:根据对帐后的未达账项自动生成。调节后的余额应相等。

出纳轧账:

可在任意期间多次轧帐,但必须至少有一次是在该期的最后一天进行。轧帐后,轧帐日期前的记录不得增删改。

反轧帐:CTRL+F9

八、期末处理

1、自动转帐:设置一些每月要结转性质的凭证,凭证每月数额可能不一样,但取数公式或来源必须一致。如:将制造费用转入生成成本。

自动转帐:增加,输入凭证名称和摘要,如:将制造费用转入生产成本,获取生产成本科目代码,选择借贷方向为借,转帐方式:转入;接着再获取制造费用各明细科目代码,有几个获取几个,选择借贷方向为贷,转账方式:按公式转出余额或者发生额,包含未过账凭证,设置好后存盘,每个月做凭证时选中后点生成凭证,凭证自动生成。

2、期末调汇:调整数=原币金额*汇率-原折合人民币金额余额

在有外币业务,并且所有凭证都已过帐的前提下使用,输入期末汇率,获取汇兑损益科目代码:财务费用,完成。只能选择“付”款凭证或“记”字凭证。

3、结转损益:月末所有凭证都过帐后,结转损益,系统自动生成凭证,所有损益类科目的余额转入本年利润科目,月末无余额。

4、报表:

(1)资产负债表:双击打开,点击“重算”,检查数字是否平衡。

如要修改公式首先选中单元格,单击“向导”,清除公式,在账上取数处选科目代码和取数类型,填入公式确定。

(2)利润表:系统同样自动生成,打开后点“重算”。

(3)报表及凭证的打印

报表打印设置在报表页菜单栏“属性”——“报表属性”设置。

凭证打印首先进入凭证查询里面的会计分录序时薄,点“文件”下面“打印凭证”,如需要设置在点开打印凭证时有一个“打印设置”,点开后可以设置凭证打印方法。

期末结账:可以先结账再出报表,也可以先出报表再结账,如果先结账的在出报表时“报表期间”必须是“上月”。

年度结账:如果当前是12月,则在结账时属于年度结账。在年结时,系统强制用户做好备份,因为在年结过程中,系统将把所有的凭证及业务资料全部删除,只将有关账务数据的发生额结入到下一年。年结结到下一年之后是无法反结账的,只能够使用备份账套来进行恢复回到上一年12月。